Υπάρχουν άνθρωποι που είναι αρκετά τυπικοί στα ραντεβού τους και άλλοι αργούν συνεχώς.
Σε γενικές γραμμές πολλοί θεωρούν ότι η αργοπορία τους οφείλεται στο ότι αργούν να ξεκινήσουν, ωστόσο, φαίνεται ότι μπορεί να οφείλεται σε κάτι περισσότερο από αφηρημάδα και χαζολόγημα. Μία από τις βασικές εξηγήσεις είναι η λεγόμενη «πλάνη του σχεδιασμού» (planning fallacy), δηλαδή η τάση να υποτιμούμε τον χρόνο που απαιτεί μια εργασία, ακόμη κι όταν προηγούμενες εμπειρίες δείχνουν ότι συνήθως χρειάζεται περισσότερο. Οι Roger Buehler, Dale Griffin και Michael Ross έχουν μελετήσει το φαινόμενο, επισημαίνοντας ότι συχνά βασιζόμαστε στο ιδανικό σενάριο που έχουμε στο μυαλό μας και όχι σε όσα έχουν συμβεί στο παρελθόν.
Αυτό σημαίνει ότι κάποιος μπορεί να υπολογίζει μια διαδρομή με βάση παράγοντες που δεν ισχύουν κάθε φορά. Βέβαια αυτή η αισιοδοξία στην εκτίμηση του χρόνου δεν σημαίνει απαραίτητα ότι κάποιος έχει γενικά αισιόδοξη προσωπικότητα. Μελέτες διαχωρίζουν αυτή τη συγκεκριμένη προκατάληψη στις χρονικές προβλέψεις από ένα γενικό χαρακτηριστικό προσωπικότητας, όπως αναφέρεται και στην επιθεώρηση Organizational Behavior and Human Decision Processes. Πρόκειται περισσότερο για τον τρόπο με τον οποίο αξιολογείται μια συγκεκριμένη εργασία ή κατάσταση.
Ποιες λεπτομέρειες συνήθως μένουν εκτός προγραμματισμού;
Ένα ραντεβού δεν ξεκινά μόνο τη στιγμή που φτάνουμε στον προορισμό. Πριν από αυτό προηγείται μια σειρά από προετοιμασίες, οι οποίες πρέπει επίσης να χωρέσουν στον διαθέσιμο χρόνο.
Φανταστείτε, για παράδειγμα, ένα ραντεβού στις 15:00 και μια διαδρομή που διαρκεί 20 λεπτά. Το να φύγετε στις 14:40 μπορεί να μην είναι αρκετό, αν πρέπει να υπολογίσετε και τον χρόνο αναμονής ή το περπάτημα.
Ανάμεσα στα στάδια που συχνά ξεχνάμε να συνυπολογίσουμε είναι:
- να τακτοποιήσουμε τα υλικά της δουλειάς και να ολοκληρώσουμε αυτό που κάναμε πριν φύγουμε,
- να συγκεντρώσουμε έγγραφα, να βρούμε τα κλειδιά και να ελέγξουμε ότι έχουμε μαζί μας όσα χρειαζόμαστε,
- να περιμένουμε το ασανσέρ, να περπατήσουμε μέχρι τη στάση ή να περιμένουμε το μέσο μεταφοράς,
- να βρούμε θέση στάθμευσης και να περπατήσουμε από το αυτοκίνητο μέχρι τον προορισμό,
- να κάνουμε εγγραφή στη ρεσεψιόν ή να εντοπίσουμε την αίθουσα όπου θα πραγματοποιηθεί το ραντεβού.
Μπορεί η ανάγκη να τελειώσουμε τα πάντα πριν φύγουμε να μας κάνει να αργούμε;
Μια άλλη πιθανή αιτία είναι η δυσκολία να διακόψουμε μια δραστηριότητα που δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί. Κάποιος μπορεί να αντιλαμβάνεται ότι πρέπει να φύγει, αλλά να αποφασίζει να απαντήσει πρώτα σε ακόμη ένα μήνυμα, να ελέγξει μια τελευταία λεπτομέρεια ή να τακτοποιήσει κάτι που έχει μείνει στη μέση.
Σε αυτή την περίπτωση, ο χρόνος μπορεί να είχε αρχικά υπολογιστεί σωστά. Η καθυστέρηση προκύπτει επειδή μια νέα εργασία καταλαμβάνει το χρονικό διάστημα που είχε προβλεφθεί για την αναχώρηση.
Για να περιοριστούν οι καθυστερήσεις, βοηθά να συγκρίνετε τον χρόνο που πιστεύετε ότι χρειάζεστε με εκείνον που πραγματικά καταναλώνετε. Μπορείτε επίσης να υπολογίζετε ολόκληρη τη διαδικασία, από την προετοιμασία μέχρι την άφιξη, να ορίζετε συγκεκριμένη ώρα διακοπής της προηγούμενης δραστηριότητας και να αφήνετε ένα ρεαλιστικό περιθώριο για απρόβλεπτες καθυστερήσεις.
Το καλύτερο που έχετε, σε περίπτωση που επιθυμείτε να είστε πιο τυπικοί, είναι να έχετε στο μυαλό σας ορισμένες παραμέτρους.
• Χρησιμοποιήστε ως σημείο αναφοράς τη συνηθισμένη διάρκεια μιας διαδρομής και όχι τον μικρότερο χρόνο που έχετε καταφέρει ποτέ.
• Υπολογίστε όχι μόνο τη βασική μετακίνηση, αλλά και την προετοιμασία και τον χρόνο που απαιτείται για να μπείτε και να φτάσετε στον τελικό προορισμό.
• Ορίστε συγκεκριμένη ώρα για να σταματήσετε την προηγούμενη δραστηριότητα και ξεχωριστή ώρα αναχώρησης.
• Αποφύγετε να ξεκινάτε προαιρετικές εργασίες όταν έχει ήδη αρχίσει ο χρόνος που έχετε κρατήσει για την προετοιμασία.
• Αφήστε ένα χρονικό περιθώριο ανάλογο με τις συνηθισμένες καθυστερήσεις που έχετε παρατηρήσει στη συγκεκριμένη διαδρομή.
• Επανεξετάστε διαδοχικά ραντεβού όταν ο χρόνος ανάμεσά τους δεν επαρκεί για τη μετάβαση από το ένα στο άλλο.
Η κατανόηση της αιτίας, πάντως, δεν αναιρεί την επίδραση που έχει η καθυστέρηση στους ανθρώπους που περιμένουν. Όταν η καθυστέρηση είναι αναπόφευκτη, η έγκαιρη ενημέρωση και μια ρεαλιστική εκτίμηση της ώρας άφιξης επιτρέπουν και στους άλλους να προσαρμόσουν το πρόγραμμά τους.