Αναμφισβήτητα η πανδημία Covid-19 και οι επιπτώσεις της ήταν και παραμένουν καταλυτικές σε όλους τους τομείς της κοινωνικής και οικονομικής ζωής.
Νέες συνθήκες διαμορφώθηκαν. Ο τρόπος και ο τόπος παροχής εργασίας άλλαξαν. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός επιταχύνθηκε. Η ζήτηση για ψηφιακές διαδικασίες και υπηρεσίες κορυφώθηκε, ενώ η απαίτηση για εφαρμογή καινοτόμων ψηφιακών λύσεων έγινε επιτακτική. Τόσο ο ιδιωτικός όσο και ο δημόσιος τομέας επέδειξαν γρήγορα αντανακλαστικά στη διαχείριση της υγειονομικής κρίσης και σε πολύ μεγάλο βαθμό ανταποκρίθηκαν αποτελεσματικά στις νέες συνθήκες που επέβαλε η πανδημία.
Ειδικά ο δημόσιος τομέας, παρ’ όλες τις αναμφισβήτητες δυσκολίες και αρχικές του αρρυθμίες, κατάφερε μέσα σε πολύ μικρό χρονικό διάστημα να προσαρμοστεί στις νέες συνθήκες της ψηφιοποίησης και του ανασχεδιασμού βασικών ροών εργασίας και να υπηρετήσει τον σημαντικό του ρόλο, εστιάζοντας στην τήρηση των συνθηκών ασφάλειας και υγείας των πολιτών, καθώς και στην απρόσκοπτη παροχή υπηρεσιών προς το κοινωνικό σύνολο.
Είναι γεγονός λοιπόν ότι η πανδημία δημιούργησε νέες ευκαιρίες και πολλαπλές προκλήσεις στην ελληνική δημόσια Διοίκηση με τον ψηφιακό μετασχηματισμό του Κράτους να επιταχύνεται εντυπωσιακά. Οι δημόσιοι οργανισμοί αναγκάστηκαν εν μια νυκτί, λόγω της υγειονομικής κρίσης, να αναθεωρήσουν τον τρόπο εργασίας του ανθρώπινου δυναμικού τους: νέοι τρόποι κατανομής καθηκόντων, τηλεργασία, νέοι ηλεκτρονικοί τρόποι επικοινωνίας μεταξύ των υπαλλήλων, πλατφόρμες συνεργασίας είναι μερικά μόνον από τα εργαλεία που ενσωματώθηκαν στην καθημερινότητα του ελληνικού δημόσιου τομέα. Κάποιοι φορείς προσαρμόστηκαν στη νέα αυτή πραγματικότητα με ταχείς ρυθμούς, άλλοι πάλι επέδειξαν μικρότερο βαθμό προσαρμοστικότητας.
Η Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ) ανήκει στην πρώτη κατηγορία: ανταποκριθήκαμε άμεσα και αποτελεσματικά στα νέα δεδομένα που επέβαλε η υγειονομική κρίση. Καταρχάς εκπονήσαμε ένα ολοκληρωμένο Σχέδιο Δράσης Διαχείρισης της Κρίσης με συγκεκριμένα μέτρα αναφορικά με τον τρόπο λήψης των αποφάσεων και άσκησης πολιτικής, τις διοικητικές διαδικασίες, το ανθρώπινο δυναμικό, την παροχή των υπηρεσιών, την ενημέρωση και ευαισθητοποίηση της κοινωνίας. Ιδιαίτερη έμφαση δόθηκε στις δράσεις του ψηφιακού μετασχηματισμού της Αρχής και στην ενίσχυση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Βασικές διαδικασίες ψηφιοποιήθηκαν και απλουστεύτηκαν, νέες διευθετήσεις υιοθετήθηκαν ως προς τις συνθήκες απασχόλησης του προσωπικού, ενώ η αξιοποίηση νέων τεχνολογικών δυνατοτήτων είχε εν πολλοίς θετικό αντίκτυπο στην παροχή των υπηρεσιών της Ε.Α.Δ., που αφορούν στους πολίτες.
Οι διαπιστώσεις αυτές αναφορικά με τον τρόπο λειτουργίας των υπηρεσιών της Ε.Α.Δ. τον καιρό της πανδημίας τεκμηριώνονται από την αποστολή Εσωτερικού Ελέγχου που ολοκληρώθηκε από τη Διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου και Ερευνών της Ε.Α.Δ. με αντικείμενο την «Οργάνωση και Λειτουργία της Αρχής εν μέσω πανδημίας». Η ενδελεχής αυτή «ενδοσκόπηση», εντάσσεται στο πλαίσιο της υλοποίησης του προγράμματος της λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου της Αρχής, ώστε να εντοπίσουμε τυχόν αδυναμίες του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου, αλλά και τις καλές πρακτικές, προκειμένου να αξιοποιήσουμε την εμπειρία που αποκτήθηκε κατά την περίοδο της πανδημίας και να βελτιώσουμε τις εσωτερικές μας διεργασίες και διαδικασίες διακυβέρνησης.
Κύρια συμπεράσματα: Αναλυτικότερα, τα στοιχεία που αναδείχθηκαν από την έρευνα ως καταλυτικά για την διαχείριση των προκλήσεων της πανδημίας ήταν, η άμεση αντίδραση του φορέα και η οργάνωση σχεδίου διαχείρισης της κρίσης, καθώς και δράσεις που αφορούσαν τον ψηφιακό μετασχηματισμό:
- Η υιοθέτηση καινοτόμων πολιτικών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (IT Governance), όπως π.χ. η Πολιτική Τηλεργασίας, η Πολιτική Κωδικών Πρόσβασης, η Πολιτική Μέσων Κοινωνικής Δικτύωσης κ.α.,
- η αξιοποίηση όπου ήταν δυνατόν των υφιστάμενων υποδομών και η αναβάθμιση ή απόκτηση νέων (ΙT Infrastructure),
- η ανάπτυξη εφαρμογών όπως η ψηφιακή εργαλειοθήκη για τον Covid-19, ο ιστότοπος «ΝΤΑ Anti-fraud Coordination», η ανάπτυξη του Δικτύου Εσωτερικών Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης, η αναβάθμιση του πληροφοριακού συστήματος «Πόθeν» της Ε.Α.Δ., κ.α.,
- η ενδυνάμωση των προδιαγραφών ασφαλείας των πληροφοριακών συστημάτων (IT Security)
Με τα νέα αυτά εργαλεία, και την υιοθέτηση τεχνικών “remote auditing” (όπως η συλλογή στοιχείων και η διενέργεια εξετάσεων προσώπων από απόσταση, ο διαμοιρασμός πληροφορίας μέσω microsites και ψηφιακών εφαρμογών όπως το “cloud” κ.α.), η Ε.Α.Δ. ως ο κυριότερος ελεγκτικός μηχανισμός της δημόσιας διοίκησης, συνέχισε να ασκεί απρόσκοπτα το ρόλο της.
Επιπρόσθετα, η οργάνωση και αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού σε συνθήκες κοινωνικής αποστασιοποίησης, ήταν ένας ακόμη τομέας που η Ε.Α.Δ. ανταποκρίθηκε με συνέπεια. Στο πλαίσιο αυτό, αναπτύξαμε πολιτικές και εργαλεία, όπως η δυνατότητα παροχής εξ αποστάσεως εργασίας μέσω απομακρυσμένης σύνδεσης με χρήση VPN, η έκδοση σχετικών οδηγιών για την παροχή τηλεργασίας, η διαμόρφωση και κατάρτιση προγραμμάτων εργασιών, ο έλεγχος παραδοτέων, η ανάπτυξη και χρήση ηλεκτρονικών εφαρμογών οργάνωσης εργασίας, η εντατικοποίηση της επικοινωνίας μεταξύ προϊσταμένων και υφιστάμενων, κ.α.
Βασικές προτάσεις: Η έρευνα τέλος ανέδειξε, μεταξύ άλλων, ως προτάσεις για την αποτελεσματικότερη αντιμετώπιση των προκλήσεων της πανδημίας α) την υιοθέτηση διατάξεων που θα μειώσουν το πρόσθετο διοικητικό φόρτο εργασίας που προκλήθηκε στις διοικητικές διαδικασίες της Αρχής λόγω της πανδημίας (π.χ. νέα διαδικασία έκδοσης βεβαιώσεων μετακίνησης εργαζομένων), β) τη μετεγκατάσταση των υπηρεσιών της Αρχής στην Αθήνα σε ένα κτίριο καθώς η διασπορά των κτιριακών εγκαταστάσεών της δυσχεραίνει την επικοινωνία των στελεχών της και τη διαμόρφωση ενιαίας οργανωσιακής κουλτούρας, γ) την περαιτέρω αξιοποίηση ψηφιακών τεχνολογιών και εφαρμογών με χαρακτηριστική δράση την πλήρη αξιοποίηση όλων των δυνατοτήτων του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων και δ) τη συνεχή αξιολόγηση και επικαιροποίηση του Σχεδίου Επιχειρησιακής Συνέχειας (Business Continuity Plan) της Αρχής.
Σε κάθε περίπτωση, η πανδημία που έπληξε καίρια το εξωτερικό περιβάλλον στο οποίο δραστηριοποιείται η Ε.Α.Δ., αποτέλεσε ευκαιρία για να μελετήσουμε τους κινδύνους, να σχεδιάσουμε δράσεις μετριασμού τους και να προετοιμαστούμε, ώστε να είμαστε σε θέση να αντιμετωπίσουμε άμεσα και αποτελεσματικά μελλοντικές «κρίσεις», που θα επαπειλήσουν την ομαλή υλοποίηση του ελεγκτικού μας προγράμματος και των υπόλοιπων βασικών λειτουργιών μας. Αξιοποιούμε τα «μαθήματα» της πανδημίας και προετοιμαζόμαστε για την επόμενη κρίση και αιφνίδια αλλαγή, που θα μας βρει και πάλι στην εμπροσθοφυλακή της προστασίας του δημόσιου συμφέροντος με σεβασμό στις ανάγκες αλλά και τις προσδοκίες των Ελλήνων πολιτών για ακεραιότητα και λογοδοσία.
- Ο Αγγελος Μπίνης είναι διοικητής της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας